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Warenkostenkontrolle
 

Probleme der Warenkostenkontrolle in der Gastronomie

 
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Arbeitszeit sparen und den Wareneinsatz senken, das sind die Herausforderungen an die Gastronomie, die in wirtschaftlich schwierigen Zeiten immer mehr an Bedeutung gewinnen. Im historischen Rückblick ist zwar der Anteil und damit die Bedeutung der Personalkosten im Vergleich zum Wareneinsatz gewachsen, aber: Warenkosten sind der effektive Verbrauch an Lebensmitteln und Handelswaren, bewertet zu Einstandspreisen, einschließlich Fracht, Rollgeld, Verpackung, Zoll und Verbrauchssteuern. Diese Warenkosten werden in der Gastronomie von verschiedenen Arbeitsbereichen beeinflußt. Da die Verantwortung für diese Bereiche in der Regel in unterschiedlichen Händen liegt, führen Klagen über einen zu hohen Wareneinsatz häufig zu Konflikten zwischen den verantwortlichen Mitarbeitern. Lösungsversuche drohen an Kompetenzstreitigkeiten zu scheitern. 


Ansatzpunkte für die Beeinflußung der Warenkosten bieten:


Angebotsplanung:
  • Fertigungsgrad
  • Gebindegröße
  • Qualität
Einkauf:
  • Volumenbündelung
  • Logistik (Warenannahme, Transport zwischen Betrieben, innerbetrieblicher Transport)
Produktion:
  • Produktionsplanung
  • Rezeptur
  • Kalkulation
  • Resteverwertung
Vertrieb
  • Preiskalkulation
  • Preisdifferenzierung
  • Verkaufsgespräche
  • Personalessen
Die meisten Fehler werden bereits in der Planung gemacht. Z.B. wird die Fertigungstiefe erhöht, ohne daß mehr Personal oder die dafür nötigen effizienten Geräte zur Verfügung stehen. Diese Gefahr besteht besonders bei solchen Produkten, die saisonal oder als Tagesgerichte angeboten werden, z.B. werden Spargelgerichte angeboten, ohne den Mehraufwand beim Spargelschälen einzuplanen und einzukalkulieren. In vielen Betrieben erfolgt die Festlegung der Fertigungstiefe ohne gründlich darüber nachzudenken.


Ein zweiter Schwerpunkt von Fehlern liegt in ungenauen Rezepturen und einer falschen Produktionsplanung. Wenn etwa für eine Gruppe von 25 Gästen produziert werden soll, aus "Sicherheitsgründen" aber 30 Portionen produziert werden und nach der Speisenausgabe alle Portionen weg sind. Dies passiert besonders leicht, wenn beim Partyservice "vorsichtshalber" "etwas" mehr mit zum Kunden genommen wird, die wirklichen Verbräuche aber nicht abgerechnet werden (können), sondern nur die mit dem Kunden vereinbarten Mengen. Dabei besteht auch die Gefahr, daß Mitarbeiter die "überschüssigen" Produkte stehlen.


Zur Resteverwertung eignen sich z.B. das Personalessen, Buffets wie auch bestimmte Speisen wie etwa Suppen oder Eintöpfe.


In der Preiskalkulation wird häufig noch die unzulängliche Aufschlagskalkulation eingesetzt statt moderner Kalkulationsverfahren wie: Im Einkauf wird häufig nicht ausreichend zwischen strategischen und dem operativen Einkaufsentscheidungen unterschieden oder beide Entscheidungsbereiche schlecht koordiniert:
  • Strategische Einkaufsentscheidungen betreffen die Auswahl der Lieferanten, die Vereinbarung von Liefer- und Zahlungsbedingungen, die Frage, welche Produkte von welchem Lieferanten bezogen werden ("Listung"), geplante Bestellvolumina, Werbekostenzuschüsse usw. 

  •  
  • Operative Einkaufsentscheidungen betreffen die einzelnen Bestellvorgänge, die Kontrolle des Wareneingangs, Mängelrügen usw. 
Bei unterschiedlichen Zuständigkeiten für strategische und operative Einkaufsentscheidungen, wie in mittleren und größeren Betrieben sinnvollerweise üblich, kann eine unzureichende Absprache zwischen den Verantwortlichen dazu führen, daß operative Entscheidungen sich über strategische Entscheidungen hinwegsetzen und dadurch erhöhte Kosten entstehen, z.B. weil nicht beim preisgünstigsten Lieferanten eingekauft wird oder vereinbarte Volumina und damit verbundene Preisminderungen nicht erreicht werden. Ein Beispiel: Derjenige, der für die strategischen Einkaufsentscheidungen zuständig ist, wählt einen Gemüselieferanten wegen günstiger Preise aus. Der operativ Entscheidende ist mit diesem Lieferanten unzufrieden, weil er ihm altes Gemüse unterzujubeln versucht und er deshalb eingehende Ware genauestens kontrollieren muß (oder auch weil der preisgünstigere Lieferant ihn nicht schmiert). Entweder setzt sich der operativ Entscheidende einfach über die strategische Lieferantenauswahl hinweg oder er streitet sich ständig mit dem ausgewählten Lieferanten herum.


Im Unterschied zu den meisten Industriebetrieben ist die Warenannahme in kleinen und mittleren gastronomischen Betrieben oft unzureichend organisiert. Dies hat folgende Ursachen:
  • Es fehlt an Platz, angelieferte Waren in einem eigenen Wareneingangsbereich zwischenzulagern, bevor sie nach einer Kontrolle eingelagert wird.

  •  
  • Der empfangende Betrieb ist nicht in der Lage, feste Anlieferzeiten außerhalb der Zeiten des Hochbetriebs in der Gaststätte durchzusetzen. Da kein eigenes Lagerpersonal zur Verfügung steht, sollen die Küchen- oder Servicemitarbeiter die Wareneingangskontrolle nebenbei erledigen. Dafür fehlt ihnen aber die Zeit. Lieferscheine werden deshalb häufig einfach unterschrieben, ohne zu überprüfen, ob die Waren vollständig geliefert worden sind. Nicht selten stellen Liefererdiensten Waren selbständig in Läger ein.
Daraus erwachsen Risiken für Fehlbestände, weil:
  • die gelieferte Menge versehentlich kleiner ist als die Menge, die auf dem Lieferschein steht, ohne daß dies auffällt
  • Mitarbeiter der Lieferanten stehlen (sowohl von der Liefermenge als auch aus dem bereits vorhandenen Lager,
  • Mitarbeiter des Gastronomiebetriebes zu Diebstählen verleitet werden, weil sie bemerken, daß die Wareneingangs- und Lagerbestandskontrolle unzureichend ist.

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Aktualisiert am 17. Januar 2003