Arbeitszeit sparen und den Wareneinsatz senken,
das sind die Herausforderungen an die Gastronomie, die in wirtschaftlich
schwierigen Zeiten immer mehr an Bedeutung gewinnen. Im historischen Rückblick
ist zwar der Anteil und damit die Bedeutung der Personalkosten im Vergleich
zum Wareneinsatz gewachsen, aber:
Warenkosten sind der effektive Verbrauch an Lebensmitteln und Handelswaren,
bewertet zu Einstandspreisen, einschließlich Fracht, Rollgeld, Verpackung,
Zoll und Verbrauchssteuern. Diese Warenkosten werden in der Gastronomie
von verschiedenen Arbeitsbereichen beeinflußt. Da die Verantwortung
für diese Bereiche in der Regel in unterschiedlichen Händen liegt,
führen Klagen über einen zu hohen Wareneinsatz häufig zu
Konflikten zwischen den verantwortlichen Mitarbeitern. Lösungsversuche
drohen an Kompetenzstreitigkeiten zu scheitern.
Ansatzpunkte für die Beeinflußung der Warenkosten bieten:
Angebotsplanung:
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Fertigungsgrad
-
Gebindegröße
-
Qualität
Einkauf:
-
Volumenbündelung
-
Logistik (Warenannahme, Transport zwischen Betrieben, innerbetrieblicher
Transport)
Produktion:
-
Produktionsplanung
-
Rezeptur
-
Kalkulation
-
Resteverwertung
Vertrieb
-
Preiskalkulation
-
Preisdifferenzierung
-
Verkaufsgespräche
-
Personalessen
Die meisten Fehler werden bereits in der Planung gemacht. Z.B. wird die
Fertigungstiefe
erhöht, ohne daß mehr Personal oder die dafür nötigen
effizienten Geräte zur Verfügung stehen. Diese Gefahr besteht
besonders bei solchen Produkten, die saisonal oder als Tagesgerichte angeboten
werden, z.B. werden Spargelgerichte angeboten, ohne den Mehraufwand beim
Spargelschälen einzuplanen und einzukalkulieren. In vielen Betrieben
erfolgt die Festlegung der Fertigungstiefe
ohne gründlich darüber nachzudenken.
Ein zweiter Schwerpunkt von Fehlern liegt in ungenauen Rezepturen
und einer falschen Produktionsplanung. Wenn etwa für eine Gruppe von
25 Gästen produziert werden soll, aus "Sicherheitsgründen" aber
30 Portionen produziert werden und nach der Speisenausgabe alle Portionen
weg sind. Dies passiert besonders leicht, wenn beim Partyservice "vorsichtshalber"
"etwas" mehr mit zum Kunden genommen wird, die wirklichen Verbräuche
aber nicht abgerechnet werden (können), sondern nur die mit dem Kunden
vereinbarten Mengen. Dabei besteht auch die Gefahr, daß Mitarbeiter
die "überschüssigen" Produkte stehlen.
Zur Resteverwertung eignen sich z.B. das Personalessen, Buffets
wie auch bestimmte Speisen wie etwa Suppen oder Eintöpfe.
In der Preiskalkulation wird häufig noch die unzulängliche
Aufschlagskalkulation
eingesetzt statt moderner Kalkulationsverfahren wie:
Im Einkauf wird häufig nicht ausreichend zwischen strategischen
und dem operativen Einkaufsentscheidungen unterschieden oder beide
Entscheidungsbereiche schlecht koordiniert:
-
Strategische Einkaufsentscheidungen betreffen die
Auswahl der Lieferanten, die Vereinbarung von Liefer- und Zahlungsbedingungen,
die Frage, welche Produkte von welchem Lieferanten bezogen werden ("Listung"),
geplante Bestellvolumina, Werbekostenzuschüsse usw.
-
Operative Einkaufsentscheidungen betreffen die einzelnen
Bestellvorgänge, die Kontrolle des Wareneingangs, Mängelrügen
usw.
Bei unterschiedlichen Zuständigkeiten für strategische
und operative Einkaufsentscheidungen, wie in mittleren und größeren
Betrieben sinnvollerweise üblich, kann eine unzureichende Absprache
zwischen den Verantwortlichen dazu führen, daß operative Entscheidungen
sich über strategische Entscheidungen hinwegsetzen und dadurch erhöhte
Kosten entstehen, z.B. weil nicht beim preisgünstigsten Lieferanten
eingekauft wird oder vereinbarte Volumina und damit verbundene Preisminderungen
nicht erreicht werden. Ein Beispiel: Derjenige, der für die strategischen
Einkaufsentscheidungen zuständig ist, wählt einen Gemüselieferanten
wegen günstiger Preise aus. Der operativ Entscheidende ist mit diesem
Lieferanten unzufrieden, weil er ihm altes Gemüse unterzujubeln versucht
und er deshalb eingehende Ware genauestens kontrollieren muß (oder
auch weil der preisgünstigere Lieferant ihn nicht schmiert). Entweder
setzt sich der operativ Entscheidende einfach über die strategische
Lieferantenauswahl hinweg oder er streitet sich ständig mit dem ausgewählten
Lieferanten herum.
Im Unterschied zu den meisten Industriebetrieben ist die Warenannahme
in kleinen und mittleren gastronomischen Betrieben oft unzureichend
organisiert. Dies hat folgende Ursachen:
-
Es fehlt an Platz, angelieferte Waren in einem eigenen Wareneingangsbereich
zwischenzulagern, bevor sie nach einer Kontrolle eingelagert wird.
-
Der empfangende Betrieb ist nicht in der Lage, feste Anlieferzeiten außerhalb
der Zeiten des Hochbetriebs in der Gaststätte durchzusetzen. Da kein
eigenes Lagerpersonal zur Verfügung steht, sollen die Küchen-
oder Servicemitarbeiter die Wareneingangskontrolle nebenbei erledigen.
Dafür fehlt ihnen aber die Zeit. Lieferscheine werden deshalb
häufig einfach unterschrieben, ohne zu überprüfen,
ob die Waren vollständig geliefert worden sind. Nicht selten stellen
Liefererdiensten Waren selbständig in Läger ein.
Daraus erwachsen Risiken für Fehlbestände,
weil:
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die gelieferte Menge versehentlich kleiner ist als die Menge,
die auf dem Lieferschein steht, ohne daß dies auffällt
-
Mitarbeiter der Lieferanten stehlen (sowohl von der Liefermenge
als auch aus dem bereits vorhandenen Lager,
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Mitarbeiter des Gastronomiebetriebes zu Diebstählen
verleitet werden, weil sie bemerken, daß die Wareneingangs- und Lagerbestandskontrolle
unzureichend ist.
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