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 Personalkostenkalkulation

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Für Business-Pläne, also bevor Erfahrungswerte vorliegen, können die kalkulatorischen Personalkosten und der voraussichtliche Personalbedarf geschätzt werden:
  • mithilfe von Betriebsvergleichen. Die Personalkosten ergeben sich als Produkt eines branchentypischen Personalkostenanteils vom Umsatz und prognostizierten Umsatzes, oder

  •  
  • abgeleitet aus den geplanten Öffnungszeiten und Stellenplänen.
Diese zweite Methode soll auf dieser Seite vorgestellt werden. Wir gehen dabei aus von fiktiven, relativ willkürlichen Werten der Daten, die einem solchen Prognosemodell zugrunde liegen:
  •  von einer Sitzplatzkapazität von 80 Plätzen, im Barbereich von 30 Plätzen, 
  • einer durchschnittlichen Auslastung von 66%, 
  • Öffnungszeiten von 9.00 Uhr früh bis 2.00 Uhr nachts ohne Pausen,
  • 25 Öffnungstagen im Monat (einem Ruhetag pro Woche).
  • von fiktiven Stundenlöhnen (eine Übersicht über Lohn- und Manteltarifverträge bieten wir auf unserer Seite zum Thema Lohn- und Gehaltsabrechnung).
  • Auf tarifrechtliche Bestimmungen, z.B. daß in Bayern ein Dienstplan einen Monat im Voraus mitgeteilt und, falls ein Betriebsrat vorhanden ist, vorab von diesem geprüft werden muß, sowie arbeitsrechtliche Vorschriften, z.B. über die zulässigen Tages- und Wochenarbeitszeiten, möchte ich in diesem Zusammenhang hinweisen. Sie sind für die folgende Berechnung ohne Bedeutung, da wir auf Personalkosten bzw. Arbeitsstunden abstellen, unabhängig davon, wie diese Arbeitsstunden konkreten Arbeitsverhältnisse (Vollzeit, Teilzeit, Aushifen usw.) zuzuordnen sind. 
Reinigungspersonal
Um das Lokal, die Betriebsräume, WCs und Kellerräume zu reinigen, werden zwei Reinigungskräfte benötigt, die von 7 Uhr bis 10 Uhr arbeiten. Dies läßt sich vereinfachend darstellen in der Form: "7/2" mit folgender Bedeutung: ab 7 Uhr arbeiten 2 Mitarbeiter bis zum Beginn der folgenden Stunde:
  •  7/2, 8/2, 9/2 
  • => 6 Std. x 7 Euro je Stunde 
  • => 42 Euro Euro je Tag x 25 Tage 
  • => 1.050 Euro je Monat
Küchenpersonal
Eine Stunde vor Betriebsöffnung beginnen zwei Mitarbeiter mit den Vorbereitungsarbeiten. Rund um die Stoßzeiten verstärkt eine dritte Kraft in der Zeit von 11 bis 16 Uhr und von 19 bis 24 Uhr das Küchenteam. Zwei Mitarbeiter bleiben bis um 2 Uhr da. Die Schichteinteilung selbst wie auch die Frage, wieviele verschiedenen Personen diese Arbeitstag abdecken, wird hier nicht dargestellt. 
  •  8/2, 9/2, 10/2, 11/3, 12/3, 13/3, 14/3, 15/3, 16/2, 17/2, 18/2, 19/3, 20/3, 21/3, 22/3, 24/2, 01/2 
  • => 45 Std. x 10 Euro je Stunde 
  • => 450 Euro je Tag x 25 Tage
  • => 11.250 Euro je Monat
Spüler
Mit Beginn der Öffnungszeiten kommt ein Spüler hinzu. Er bleibt voraussichtlich bis zum Betriebsschluß. Auf wieviele Mitarbeiter sich dieser Arbeitstag verteilt, wird hier nicht dargestellt. Es könnte z.B. im Zwei- oder Drei-Schichtbetrieb gearbeitet werden zu je 9 oder 6 Stunden. 
  •  9/1 bis 2/1
  • => 18 Std. x 6 Euro je Stunde 
  • => 108 Euro je Tag x 25 Tage 
  • => 2.700 Euroje Monat
Barpersonal
Die Bar wird zur Betriebsöffnung besetzt (was voraussetzt, daß sie von der schlußmachenden Schicht des Vortages so hinterlassen wird, daß sofort mit der Arbeit begonnen werden kann, daß also z.B. Vorräte in der Bar nicht aufgefüllt werden müssen. Ab 12 Uhr kommt eine zweite Kraft hinzu, abends ab 21 Uhr eine. Etwa gegen 1 Uhr steigt ein Barkeeper aus, zwei bleiben bis zum Schluß. Auch hier wird die Schichteinteilung nicht dargestellt.
  •  9/1, 10/1, 11/1, 12/2, 13/2, 14/2, 15/2, 16/2, 17/2, 18/2, 19/2, 20/2, 21/3, 22/3, 23/3, 24/3, 1/2, 2/2 
  • => 37 Std. am Tag x 9 Euro je Stunde 
  • => 333 Euro je Tag x 25 Tage 
  • => 8.325 Euro je Monat
Servicepersonal
Der Service startet mit nur einem Mitarbeiter und wird ab 11 Uhr, also wenn das Lokal sich zur Mittagszeit hin füllt, um eine zweite Bedienung aufgestockt. Am Abend ab 20 Uhr arbeiten zwei zusätzliche Bedienungen, die erwartungsgemäß um 1 Uhr wieder aussteigen können. Auch hier wird die Schichteinteilung nicht dargestellt, d.h. daß z.B. die beiden Mitarbieter, die um 20 Uhr einstiegen, bis zum Schluß bleiben.
  •  9/1, 10/1, 11/2, 12/4, 13/4, 15/4, 16/2, 17/2, 18/2, 19/2, 20/4, 21/4, 22/4, 23/4, 24/4, 1/2, 2/2
  • => 57 Std. x 8 Euro je Stunde 
  • => 456 Euro je Tag x 25 Tage
  • => 11.400 Euro je Monat
Bei der Ermittlung des erforderlichen Personalbedarfs kann von folgenden Richtwerten ausgegangen werden (vgl. Skript F&B-Management (DOC) von Peter Lange, Fachhochschule München):
  • Frühstück: 30-40 Personen pro Servicekraft  (Frühstücksbüfett; nur Getränke und abräumen),
  • Mittagassen: ca. 25 Personen pro Servicekraft (abhängig vom Weg und vom Service-System),
  • Kaffee: 20-30 Personen pro Servicekraft.
  • Abendessen: ca. 20 Personen pro Servicekraft.
Natürlich sind diese Werte auch abhängig vom Servicestandard und von der Abgrenzung der Tätigkeit des Service-Personals zu Tätigkeiten anderer Mitarbeiter. In der Praxis ist es sinnvoll, einen Bereich von Tätigkeiten zu defnieren, der je nach Arbeitsanfall wahlweise vom Service-Personal oder vom Bar- oder Küchenpersonal wahrgenommen wird. Damit kann vermieden werden, daß Mitarbeiter des einen Bereichs Däumchen drehen und im anderen Bereich mit der Arbeit nicht nachkommen.

Management
Es soll ganztägig ständig ein Mitarbeiter mit Gesamtverantwortung anwesend bzw. erreichbar sein. Er könnte z.B. Gespräche mit Lieferanten oder Bewerbern im Objekt selbst führen oder in einem angrezenden Büroraum oder auch kurzzeitig abwesend sein. Wieviele Personenen hinter dieser Funktion stecken, z.B. ein Geschäftsführer und ein Assistent, wird hier nicht dargestellt.

  •  9/1 bis 2/1 
  • => 18 Std. x 20 Euro je Stunde
  • => 360 Euro je Tag x 25 Tage 
  • => 9.000 Euro je Monat
Alle Posten zusammen zuzüglich 45 % Nebenkosten. Die konkrete Höhe der Nebenkosten ist abhängig von den tariflichen und arbeitsvertraglichen Regelungen. Alljährlich ermittelt das Institut der deutschen Wirtschaft die Personalzusatzkosten auf Basis amtlicher Statistiken, um festzustellen, wie teuer Arbeit in Deutschland eigentlich ist. Sowohl im produzierenden als auch im Dienstleistungsgewerbe belaufen sich die Zusatzkosten auf über 80%. Etwa die Hälfte dieser Zusatzkosten besteht aus Entgelt für arbeitsfreie Tage und Sonderzahlungen, die im Bruttogehalt enthalten sind, die andere Hälfte machen Aufwendungen für Vorsorgeeinrichtungen und sonstige Kosten aus (Quelle: Christoph Schröder: Entwicklung und Struktur der Personalzusatzkosten, in: Personal, Heft 07 / 2002, S. 34-38).
  •  Personalkosten 43.725 Euro + 45 % Nebenkosten (19.676,25 Euro)
  • => 63.401,25 Euro

Bessere Kalkulkationsverfahren

Software

  • Kalkulationsmodelle für den Gastwirt. Kalkulieren per Computer Nr. 37D. Das elektronische Medium zum Printmedium. Bezugsquelle: INTERHOGA GmbH. Die PC-Version der Ausgabe Nr. 37 der "Gastgewerblichen Schriftenreihe" bietet eine Reihe von Grundlagen für die betriebliche Kalkulation im Gastgewerbe. Mehr darüber auf der Website der Entwickler Gastrobusiness.de.

  •  
  • EDV-Programm WIGAPLAN.Wirtschaftlichkeitsanalyse für das Gastgewerbe und strategische Erfolgsplanung - CD-ROM (Dezember 2000). Vertrieb durch die Interhoga

Bücher

Links

  • Auf der Website von Wilhelm Data findet sich ein Muster einer detaillierten Personalkostenplanung (Excel-Datei) für ein Rumpfgeschäftsjahr mit 11 Monaten. Aufgrund der hinterlegten Prämissen werden Beitragsbemessungsgrenzen berücksichtigt.
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Aktualisiert am 3. September 2002