Liquidität ist die Fähigkeit eines
Untenehmens, seine Zahlungsverpflichtungen fristgerecht zu erfüllen.
Gerade Existenzgründer kümmern sich manchmal zu wenig um die
Zahlungsfähigkeit.
Illiquidität ist etwas anderes als Überschuldung, auch wenn
oft beides zusammentrifft und die Illiquidität manchmal die Folge
einer Überschuldung ist. Illiquide kann aber auch ein Unternehmen
werden, das keine Schulden hat, etwa wenn Zahlungseingänge zu spät
eintreffen.
Voraussetzung für die jederzeitige Liquidität eines jeden
Unternehmers ist die Planung und Kontrolle sämtlicher im Betrieb anstehender
Ein- und Auszahlungen.
Eine gute, branchenübergreifende Einführung in die Liquiditätsplanung
bietet ein Merkblatt des Bundesministeriums
für Wirtschaft. Auf dieser Seite sprechen wir einige Fragen an,
die sich besonders im Gastgewerbe ergeben und die von Existenzgründern
gestellt worden sind.
Die Erstellung von Liquiditätsplänen ist für die meisten
(kleineren) Gastronomen recht ungewöhnlich. Der Grund liegt - neben
einer gewissen Unwissenheit - auch darin, daß man in kleinen Unternehmen
oft keine Instrumente hat, die man nach der Planung einsetzen kann:
Bei Existenzgründungen werden meist Plan-Gewinn- und Verlustrechnungen
für die ersten 5 Jahre erstellt und zwar jahresweise, so daß
Liquiditätsüberschüsse und -unterschüsse in den einzelnen
Monaten keine Rolle spielen bzw. nicht beachtet werden. Besonders bei Saisonbetrieben,
die ausserhalb der Saison starten und die saisonalen
Umsatzschwankungen nicht berücksichtigen, kann das fatal sein.
Wie grenzt man monatlich ab?
Frage: "Wir zahlen im Folgemonat unsere Löhne, sowie
sämtliche Nebenkosten. Wie soll ich jetzt die Kosten für Monat
Dezember bereits einplanen?
In der Liquiditätsplanung werden keine Kosten geplant sondern
Ein- und Auszahlungen (also Kasseneinnahmen und Kassenausgaben, Ein-
und Ausgänge von Bankkonten, Einnahme und Ausgabe von Schecks usw.):
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In der Kostenplanung werden die Löhne und die damit zusammenhängenden
Lohnnebenkosten in dem Monat erfaßt, in dem die entsprechenden Mitarbeiter
arbeiten. D.h. Löhne für Arbeiten, die im Dezember 2002 von Mitarbeitern
geleistet
worden sind, sowie alle damit in Zusammenhang stehenden Personalnebenkosten
sind Kosten des Monats Dezember 2002.
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In der Liquiditätsplanung kommt es allein auf den Zahlungszeitpunkt
an. Steuern und Sozialversicherungsbeiträge werden (in der Regel)
erst im Januar 2003 gezahlt; sie gehen deshalb in die Liquiditätsplanung
des Monats Januar 2003 ein, obwohl sie Kosten des Dezembers darstellen.
Bei den Löhnen kommt es darauf an, wann sie gezahlt werden. Häufig
werden feste Löhne und Gehälter noch am Ende des laufenden Monats
gezahlt. Sie gehen dann in die Liquditätsplanung des Monats Dezember
2002 ein. Werden variable Löhne abgerechnet und zum Beispiel erst
im Folgemonat ausgezahlt, gehen sie in die Liquiditätsplanung im Januar
2003 ein. Die Beiträge zur Berufsgenossenschaft werden in der Regel
zweimal pro Jahr ratenweise fällig. In diesen beiden Monaten mindern
sie die Liquidität. Als Kosten werden die Beiträge zur Berufsgenossenschaft
aber auf alle zwölf Monate verteilt (oder man schlägt vereinfachungsweise
auf die monatlichen Bruttolöhnen einen Lohnnenbenkostensatz auf, der
auch die Beiträge zur gesetzlichen Unfalleversicherung und die weiteren
Zahlungen an die Berufsgenossenschaft enthält).
Frage: "Sämtlicher Wareneinsatz wird zum 15. des
Folgemonats bezahlt. In welchem Monat muß ich diesen Wareneinsatz
berücksichtigen?"
Man muß auch dabei zwischen der Kosten- und Liquiditätsrechnung
unterscheiden:
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In der Kostenplanung werden die im Monat Dezember verbrauchten
Roh-, Hilfs- und Betriebsstoffe sowie Waren im Dezember erfaßt, unabhängig
davon, wann diese Gegenstände bestellt, eingelagert oder bezahlt worden
sind. Da man die wirklichen Wareinsatzkosten vorher nicht genau kennt,
verwendet man häufig das Umsatzkostenverfahren: Man plant einen Umsatz
und errechnet daraus durch Multiplikation mit dem Wareneinsatzkoeffizienten
den Plan-Wareneinsatz (Kosten).
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In der Liquiditätsplanung hingegen kommt es alleine auf den
Zahlungszeitpunkt
an. In ihrem Beispiel gehen die Ausgaben für diese Gegenstände
in die Liquiditätsplanung des Folgemonats ein. Für die (grobe)
Liquiditätsplanung wird man ein durchschnittliches Zahlungsziel unterstellen
und mit diesem Time-lag die Ergebnisse der Kostenplanung in die Liquiditätstabelle
verknüpfen (technisch gesprochen, z.B. wenn man beides in Excel rechnet)..
Frage: "Wie kann man Personalkosten in der Liquiditätsplanung
schätzen bzw. erfassen?"
Wenn man bei der Planung der Lohnkosten nicht einfach historische Werte
übernehmen will (etwa Vorjahr) oder eine Fortschreibung der letzten
Monate, was sich bei stark schwankendem saisonalem Betrieb wohl auch verbietet,
gibt es drei Möglichkeiten:
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Man ermittelt für jeden einzelnen Beschäftigten den Zusammenhang
zwischen Planumsatz und Lohnkosten. Bei Angestellten mit Fixgehalt hängen
die Personalkosten nicht um Umsatz ab. Bei anderen gibt es z.B. einen tariflichen
Zusammenhang (x Prozent vom Umsatz bei Bedienungen). In einem zweiten Schritt
addiert man die fixen Personalkosten des Betriebes und errechnet den durchschnittlichen
variablen Zusammenhang. Die Plan-Personalkosten ergeben sich dann aus der
Summe der fixen Personalkosten und dem variablen Faktor multipliziert mit
dem Plan-Umsatz.
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Wenn man einen Betrieb hat, der schon längere Zeit läuft, kann
man auch in den historischen Daten einen statistischen Zusammenhang
ermitteln. Man braucht dazu Zeitreihen von Werten für den Umsatz und
für die Personalkosten und errechnet daraus eine Regression. Im Ergebnis
hat man eine Aussage wie etwa 221 Euro Personalkosten fallen täglich
auch ohne Umsatz an und für jeden Euro Umsatz erhöhen sich die
Personalkosten um 0,18 Euro. Daraus kann man dann für die monatlichen
Planumsätze kalkulatorische Personalkosten ermitteln, z.B. würden
sich dann 1.000 Euro Umsatz 180 Euro variable Personalkosten ergeben und
221 Euro fixe Personalkosten, zusammen also 401 Euro, bei 2.000 Euro entsprechend
360 Euro fix und 221 Euro varibabel, also 581 Euro.
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Ein vereinfachtes Verfahren wäre, wenn man - wie bei den Wareneinsatzkosten
- unterstellt, daß die Personalkosten direkt vom Umsatz abhängen,
also etwa 42% Personalkosten vom Nettoumsatz anfallen. Anders ausgedrückt,
man verzichtet auf die Unterscheidung zwischen fixen und variablen Personalkosten.
Gibt es eine Software, mit der man eine Liquiditätsplanung
erstellen kann und wie funktioniert die?
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Es gibt vom BWMi eine kostenlose Software,
die ich aber nicht ausprobiert habe.
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Rheinisch-Bergisches Technologiezentrum.
Eine
Software für Umsatz- und Liquiditätspläne steht zum Download
bereit (34 KB).
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Die IGW Liquidiätsplanung
ist eine profesionelle Software, die auch den Datenimport aus diversen
Finanzbuchhaltungsprogrammen erlaubt. Sie erscheint mir jedoch für
die meisten kleinen gastronomischen Unternehmen zu komplex und zu teuer.
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Meines Erachtens genügt in den meisten Fällen ein Tabellenkalkulationsprogramm
(siehe die folgenden Muster).
Gibt es eine Muster-Liquiditätsplanung?
Einige Beispiele online:
Wie geht man bei einer Liquiditätsplanung am sinnvollsten
vor ?
Wichtig ist es, konsequent zwischen Kosten und Ein- und Auszahlungen zu
unterscheiden. Für die Liquiditätsplanung ist nur das Zahlungsdatum
bedeutsam.
Oft werden
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einmalige Zahlungen vergessen.
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Steuern vergessen.
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Besonders bei Existenzgründern wird gerne vergessen, daß die
Vorsteuer
aus Investitionen erst nach der Folgeumsatzsteuererklaerung erstattet
wird. Es genüg nicht, einfach die entsprechende Investition aus der
Finanzierungsrechnung zu übernehmen, denn der Lieferant erwartet eine
Bezahlung auch seiner Mehrwertsteuer. Die Erstattung dieser Steuer als
Vorsteuer durch das Finanzamt erfolgt erst später (abhängig von
den Zahlungszielen des Lieferanten).
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Vernachlässigt werden oft saisonale Effekte auf den Umsatz.
Siehe dazu unseren Beitrag über "Saisonaler
Effekte bei der Umsatzprognose für neue gastronomische Unternehmen".
Wenn Sie einen laufenden Betrieb haben, kann man sich aus den Journalen
bzw. Kontenblättern die Zahlungsein- und ausgänge der Vergangenheit
anschauen und prüfen, ob diese auch in Zukunft anfallen werden und
in welcher eventuell abweichenden Höhe. Journale sind Listen sämtlicher
Buchungsvorgänge, auf Kontenblättern sind die Buchungsvorgängen
nach bestimmten Konten geordnet. Wenn Ihre Buchhaltung außer Haus
erledigt wird, fragen Sie Ihren Buchhaltungs-Dienstleister (z.B. den Steuerberater)
danach. Oder Sie greifen auf die Originalbelege zurück und durchstöbern
diese nach vermutlich wiederkehrenden Ein- und Auszahlungen.
Beim Aufbau der Liquiditätsplanung sollte man sich am Aufbau
der
Kostenartenrechnung orientieren, weil die Werte daraus abgeleitet
werden. Dies hat den Vorteil, daß man kontrollieren kann, ob die
Summe der Zahlungen (abzüglich Vorsteuer), die einer Kostenart entspricht
- auf das Jahr gesehen - identisch ist mit den Plankosten der entsprechenden
Kostenart.
Wie tief man die Liquiditätsplanung differenziert, ist etwas Geschmacksache
bzw. hängt davon ob, wie gefährdet die Liquidität ist. Wenn
ein Unternehmen erkennbar in Liquidität schwimmt, wird man die Liquiditätsplanung
eher vernachlässigen. In der Praxis wird man sich vor allem um die
großen Positionen kümmern und für den Rest eine Position
Sonstiges bilden, weil sonst der Arbeitsaufwand zu groß wird. Zumal
man ja nicht weiß, ob der Planumsatz
überhaupt erreicht wird.
Manche (nicht ganz so kleinen Unternehmen) machen auch eine fortschreibende
Liquiditätsplanung. Etwa den laufenden oder bis zu drei Monate
tagesgenau, die Folgemonate monatsweise. Man überlegt sich z.B. einmal
im Monat fuer den Folgemonat, wie sich die Zahlungen auf die einzelnen
Tage verteilen werden und schiebt bestimmte Zahlungen dann so, dass die
Liquidität ausreicht. Damit soll vermieden werden, daß brisante
Zahlungen nicht geleistet werden können, während gleichzeitig
Zahlungen, die auch noch Zeit hätten, bereits ausgeführt werden.
Maßnahmen, mit denen man versuchen kann, eine drohende Illiquidität
abzuwenden, finden Sie auf unserer Seite über "Turn-Around-Mangement".
Weiterführende Links
-
Merkblatt
des Bundesministeriums für Wirtschaft (PDF)
-
Kostenlose
Kalkulations- und Planungshilfen für Gründer im Word- und
Excel-Format von der Kapitalbedarfs-, Umsatz- und Liquiditätsplanung
über Checklisten für betriebliche und persönliche Versicherungen
bis zur Organisation des eigenen Börsengangs, bereitgestellt von der
Kreissparkasse Köln.
-
Rheinisch-Bergisches Technologiezentrum.
Das
Rheinisch-Bergische Technologiezentrum gibt Tips über Tips für
diejenigen, die den Sprung in die Selbständigkeit wagen möchten.
Hier erfährst Du alles über Gewerbeanmeldung, Rechtsform,
Buchführung, Steuern und Wagniskapital. Eine Software für Umsatz-
und Liquiditätspläne steht zum Download bereit (34 KB).
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