Autor: Uwe Ruge Küchenmeister (Fa. CAS Software & KES Küchenberatung)
Homepage: http://www.ruge-unger.de
E-Mail: UWE-CAS@t-online.de

Management in der Küchenverwaltung mittels PC

Jeder Küchenleiter wird heute in aller Regel an seinem Ergebnis gemessen. Die betriebswirtschaftliche Führung einer Küche hat heute eine sehr große Bedeutung und um eine Küche wirtschaftlich exakt und genau kontrollieren zu können bedarf es schon einen großen Aufwand im administrativen Bereich.


Gerade in Altenheimen aber auch Krankenhäusern wird dieses Thema häufig immer noch vernachlässigt. Es geht doch!? Wenn man sich dann einmal zur Betriebswirtschaftlichen Führung der Küche entschlossen hat, dann wird häufig auf eine Software zurückgegriffen, die von Firmen zur Verfügung gestellt wird deren Hauptgeschäft der Verkauf von Lebensmitteln ist. Begibt man sich da nicht in eine Abhängigkeit? Diese Frage sollte man sich stellen. Sicher ist es besser wenn man sich für eine neutrale Software entschließt. Dem Küchenleiter fällt es heute immer noch schwer eine Küchensoftware zu beurteilen. Gerade bei einer Software für die Küchenverwaltung kommt es auf eine Benutzerorientierte Software an. Sie muss einfach zu bedienen sein, sollte sich an den Eigenarten einer Küche orientieren und vor und bei der Einführung der Software sollte man von einem Küchenfachmann beraten werden. Dies sollte vorher recherchiert werden. Nur so kommt man zu einem optimalen Ergebnis, denn schließlich arbeitet man Tag für Tag mit solch einem System und daher sollte die Arbeit so einfach und so gut wie möglich erledigt werden können.


Diese Arbeit kann leichter, genauer, schneller und sicherer mit einer entsprechend konfigurierten EDV - Anlage verrichtet werden. Dazu braucht man, um mit einem PC oder einem Netzwerk seine Küche verwalten zu können, ein entsprechendes Programm. Hier die entsprechende Software zu finden, die einem die Arbeit im Betrieb erleichtert, ist die erste Hürde, die genommen werden muss. Eine Betriebsanalyse ist die Voraussetzung für die Erfassung der relevanten und zu erledigen Betriebsdaten. Sie sind für den verantwortlichen Küchen- oder Betriebsleiter die Punkte, die es bei der Auswahl einer Software zu beachten gilt. Mit der Auswahl der richtigen Software wird der später zu betreibende Aufwand in erheblichem Umfang bestimmt. Werden hier die falschen Entscheidungen getroffen, dann kann dies sich später negativ bemerkbar machen.


Keine Software ist genau auf die betrieblichen Belange eines jeden Einzelnen zugeschnitten. Dessen muss man sich bewusst sein und mit den entsprechenden Kompromissen an die Sache herangehen.


Der Begriff Warenwirtschaft oder Warenwirtschaftsprogramm wird in Bezug auf eine Software für den Küchenbereich immer wieder angewandt. Ein nicht unbedingt richtiger Ausdruck für ein EDV-Programm in diesem Bereich. Besser sollte man den Begriff Küchenverwaltungs -, Küchenarbeits -, oder Küchenführungssoftware wählen, denn ein Programm für die wirtschaftliche Führung einer oder mehrerer Küchen muss wesentlich mehr beinhalten als nur die reine Warenwirtschaft. Auch Namen wie Speisenplanungs,- Menüplanungssystem oder ähnliche erscheinen seltsam in diesem Zusammenhang, denn die Planung ist die Aufgabe des Küchenchefs, sie entsteht im Kopf und aus seinem Fachwissen heraus. Lediglich unterstützende Hilfen kann ihm die EDV hier bieten. Die Hersteller und Programmierer dieser Art von Software tun sich hier halt noch sehr schwer (manchmal merkt man es den Programmen auch an). 


Welche grundsätzlichen Inhalte sollte eine Küchenverwaltungssoftware nun haben? Auch bei dieser Frage können sich die Geister scheiden, den jeder hat in diesem Bereich seine speziellen Meinungen und Ansichten. Wichtig ist es auf jeden Fall, das man sich nicht von so genannten Einsteigermodellen einwickeln lässt. Das ist die schlechteste Investition, die man machen kann.


Ein paar grundlegende Sachen gibt es allerdings, die man bei der Auswahl und Prüfung einer Software für die Küchenverwaltung beachten sollte. 


So sollte die Software mindestens folgende Merkmale aufweisen.


Sie sollte eine komplette Artikelverwaltung beinhalten, die es dem Anwender erlaubt seine Artikel vom Einkauf über die Kostenstellenzuweisung bis hin zu den Rezepten zu bearbeiten. Gerade die Artikelverwaltung ist für spätere Inventuren eine wichtiger Punkt. Dem Anwender sollte die Möglichkeit gegeben werden, in diesem Bereich nach möglichst vielen betriebsbedingten Gesichtspunkten, arbeiten zu können. 


Für eine Küchenverwaltungssoftware ist es eigentlich selbstverständlich, dass neben der Rezepturverwaltung auch die Möglichkeit der Vor- und Nachkalkulation bestehen muss. Separate Küchenlagerführung von Artikeln und Fertigprodukten erscheint nur logisch. Darüber hinaus kann, je nach Betrieb, eine Cafeteria-, Kiosk-, Gästebewirtung- oder Mehrküchenverwaltung wichtig sein. Kostenstellenkontrollen erscheinen in diesem Zusammenhang selbstverständlich, auch wenn sie in dem einen oder anderen Betrieb noch nicht vorhanden sind.


Wegen der Besonderheiten, die in den Küchen nun einmal herrschen, muss dem Buchungsbereich und dem Bestellwesen gerade bei einer Software für die Küchenverwaltung besonderes Augenmerk gewidmet werden. Hier sollte die Arbeit, die von dem Anwender mit PC zu erledigen sind, so einfach wie möglich gestaltet werden können. Darauf sollte bei der Auswahl eines entsprechenden Programms unbedingt geachtet werden. Die ausgewählte Software sollte sich an dem Bediener orientieren und im Aufbau klar, deutlich, übersichtlich und fachorientiert sein. Die Darstellung der Bildschirmmasken muss sich auf das Wesentliche beziehen und den Anwender in konzentrierter, tätigkeitsbezogener und logischer Folge durch die Eingaben führen. Besonderer Wert sollte auf den Aufbau der Bildschirmausgaben gelegt werden. Notwendige Informationen und Meldungen sollten immer an den gleichen Stellen auf dem Bildschirm zu finden sein. Dies erleichtert die schnelle Orientierung, Einarbeitung und spätere Handhabung. 


Zu den ständigen Aufgaben einer Küchenführung gehört die permanente Erfassung, Zuordnung, Verteilung, Kontrollen und Zubereitung von Waren für den täglichen Gebrauch. Diese Waren werden, nach Kostenarten aufgegliedert und den verbrauchenden Kostenstellen zugewiesen. 


Nun wird teilweise die Ansicht vertreten, das hier eine Artikelgenaue Zubuchung auf die betroffenen Kostenstellen nicht zu erfolgen brauche, da nur die Rechnungssumme, unter Umständen auch noch nach Kostenarten aufgesplittet, als solche interessant sei, um bei einer Gegenüberstellung der Ausgaben, des Warenanfangs und Endbestandes und der Einnahmen zu einem rechnerischen Ergebnis zu kommen. Für die reine Erfolgskontrolle mag dies stimmen und eine Artikelgenaue Verbuchung unwesentlich sein, für eine exakt durchzuführende Betriebskontrolle aber ist sie unabdingbar. 


Werden die Artikel nicht ver- und zu oder abgebucht, dann ist eine Artikelverfolgung und Verbrauchskontrolle nicht mehr möglich. Besonders wenn neben den Vorkalkulationen auch noch Nachkalkulationen gemacht werden müssen oder sollen, ist es unbedingt nötig, das die gelieferten Artikel korrekt den Kostenstellen wie Küche(n), Cafeteria, Kiosk, Gästebewirtung etc. zugewiesen und verbucht werden. Besonders in der Gemeinschaftsverpflegung ist dies wichtig. Wird dies nicht gemacht, dann ist sind zum Beispiel Artikelumschlag, Verkaufsmengenfeststellung, Artikelbewegungen und andere Kontrollen nicht mehr bis ins Detail möglich. Dazu kommt, dass bei einer reinen Kostenbuchung das Umbuchen (weiter oder umbelasten) nur in einer schwer nachvollziehbaren Art vorgenommen werden kann. Nicht nur für eine betriebliche Revisionsabteilung muss der Warenfluss erkennbar und nachvollziehbar sein, besonders einem Betriebsleiter muss daran gelegen sein. Bewirtungsabrechnungen, eventuell auch Ausgangsrechnungen, sind besser prüfbar und kontrollierbar, wenn hier Artikelbezogen abgerechnet wird. Es muss möglich sein, Gästebewirtungen, Sonderveranstaltungen, Privatkäufen und ähnlichem eine Kostenrechnung zuzustellen, die den wirklichen Verbrauch aufzeigt und mit einer freien Zusatzeingabe auch den getätigten Arbeitsaufwand abbildet. 


Eine gute Software für einen Küchenverwaltung zeichnet sich dadurch aus, das sie alle diese Arten der Buchungen zuläßt. Der verantwortliche Betriebs- oder Küchenleiter hat hier die Entscheidung zu treffen. Nicht die Software soll die Vorgaben machen.


Ein wichtiges Hilfsmittel ist die EDV besonders bei der Inventur. je häufiger eine Inventur gemacht werden muss desto mehr weiß man die Hilfe durch die EDV zu schätzen. Natürlich entbindet einem das Hilfsmittel EDV nicht von der tatsächlichen körperlichen Ist-Aufname der Inventur denn die wird vom Gesetzgeber, zumindest einmal Jährlich, vorgeschrieben.


Ein Artikelstammdatenverzeichnis - die Artikelkartei - sollte neben der Artikelnummer einer möglichen Kurzbezeichnung, der Artikelbeschreibung, dem Lieferanten und dem Preis noch einiges mehr beinhalten, damit die EDV auch noch etwas anderes leisten kann als nur Listen zu liefern. Lagerorte und Plätze machen die Inventur einfacher und sicherer. Wichtig ist eine sinnvolle und durchgängige Organisation der Waren in den Lagern. Farbliche Kennzeichnungen der einzelnen Hauptartikelgruppen in den Lagern ist darüber hinaus sehr sinnvoll und erleichtert die Arbeit enorm.


Für einen Küchen- oder Betriebsleiter ist es eine wertvolle Hilfe zur Betriebsführung, wenn er permanent Zugriff auf den Bestand hat und durch die EDV in die Lage versetzt wird zu jedem beliebigen Zeitpunkt eine bewertete Zwischeninventur abzurufen, ohne dass eine Bestandsaufnahme gemacht werden musste. Selbst auf die Gefahr hin, dass nicht immer alles richtig und genau verbucht wurde, hat man dadurch doch ein schnelleren Überblick über die Lagerwerte.


Nach den Bestandskorrekturen ist das Errechnen der Inventur nun wirklich nicht mehr Ihre Aufgabe. Sie brauchen nur noch das Ergebnis zu kontrollieren.


Die EDV-Arbeit im Bereich der Küchenverwaltung beginnt in der Regel mit der Anlage der Artikel. Sie bilden die Grundlage für alle anderen Tätigkeiten, die mit der EDV ausgeführt werden müssen und sollen. Bei der Anlage der Artikel ist größte Sorgfalt anzuwenden, weil nur eine korrekte und unmißverständliche Bezeichnung jedes einzelnen Artikels bei den auszuführenden Folgearbeiten mögliche Fehlinterpretationen vermeiden hilft. Natürlich müssen im Laufe der weiteren Bearbeitung noch zusätzliche Informationen in den PC eingegeben werden, wie z.B. Lieferantendaten, Verkaufsstellen oder Kostenstellen usw. 


Einer der nächsten Schritte ist die Aufnahme und Anlage der Rezepte. Diese Arbeit ist sehr wichtig und auch umfangreich. Hier sollte Ihnen ein EDV-Programm für die Küchenverwaltung sinnvolle Hilfen bieten. Die Rezeptanlage sollte in jeder Hinsicht klar, einfach und übersichtlich erfolgen können. Ständiges Wechseln innerhalb der Programmteile beim Anlegen, Ändern, Löschen und Hinzufügen von Artikeln wäre sehr umständlich. Die Bearbeitung von Rezepten sollte innerhalb des entsprechenden Programmteiles mit dem geringstmöglichen Aufwand erfolgen können. 


Außerdem hat die Erfahrung gezeigt, dass Rezepte nach der Aufnahme in die EDV und den ersten vorgenommen Kalkulationen einer Überarbeitung bedürfen. Daher sollte die spätere Bearbeitung der Rezepte so einfach wie möglich zu handhaben sein.


Rezepte werden (sollen) ihrer Art nach in logischen Gruppen zusammengefaßt sein. Dies dient nicht nur zur besseren Übersicht, sondern ist auch für spätere Ausdrucke sinnvoll, weil man dadurch in die Lage versetzt wird, bestimmte Rezeptgruppen zusammenzufassen. Auch hier ist darauf zu achten, dass die ausgewählte Software auch in diesem Bereich entsprechende Hilfen bietet. Es mag manchem sinnvoll erscheinen, wenn er seine Rezepte im Klartext, z.B. Kalbsgulasch, eingeben kann, und dies mag auf den ersten Blick besonders einfach aussehen, kann aber in Folge zu erheblichen Problemen führen. Eine Eingabe im Klartext setzt immer eine gleich bleibende Schreibweise voraus, eine Schreibvariante, ein Schreibfehler, ein zusätzliches Leerzeichen, ein nicht geschriebener Bindestrich, ein vergessenes Komma oder Semikolon, und schon ist die Suche nach dem Rezept oder Artikel vergebens. Sinnvoll ist es wenn die Software eine alphabetische Sortierung mit entsprechenden Ausdrucken ermöglicht.


Sicherer und auch einfacherer geht es, wenn die Rezepte über eine Nummernvergabe angelegt wurden, immer vorausgesetzt, dass das ausgewählte Programm zur Küchenverwaltung Ihnen auch hier ausreichende, gut konzeptionierte sowie intelligente Unterstützung und Hilfen gewährt. Die Rezepte müssen schnell, leicht und einfach zu finden sein. Die Handhabung der Software über die Tastatur muss wirklich einfach sein und darf den Anwender nicht mit unsinnigen, schwer verständlichen Tastenkombinationen belasten. Informieren Sie sich ausführlich über die in Betracht gezogene Software, und achten Sie bei der Auswahl auch besonders auf die Ihnen zur Verfügung stehenden Hilfen. Nutzen Sie vor allem die Erfahrungen von Kollegen, die sich mit diesem Thema schon auseinandergesetzt haben.


Wichtig bei einer Rezepturverwaltung ist auch die Basiskalkulationsmenge, die so genannte Rezepturmengenbasis. Für einen Anwender ist es wichtig zu wissen, ob er die dafür erforderlichen Parameter selbst definieren kann oder ob es eine fest vorgegebene Rezepturmengenbasis gibt. Beispiel: Sie haben Ihre bisherigen Rezepte auf der Basis von einer Person festgelegt, weil Sie der Meinung sind, dass dies die beste und leichteste Art ist, ihre Rezepte zu überprüfen oder zu kontrollieren und, wenn nötig, zu verändern. Mit einer guten Software sollten Sie dies beibehalten können. Welche Rezepturmengenbasis, gleich ob 1, 4, 10 oder 100, Sie schließlich beim Einsatz einer Küchenverwaltungssoftware wählen, sollte Ihnen überlassen bleiben. Es ist unsinnig wenn die Küchenverwaltungssoftware Ihnen hier Einschränkungen macht.


Ganz wichtig ist auch die Kalkulation - und die Rezeptureinheit. Eine gut konzipierte Software sollte Ihnen individuelle Möglichkeiten bieten, hier nach Ihren eigenen Vorgaben arbeiten zu können. Im Regelfall wird bei der Rezeptanlage mit Gramm, Stück, Milliliter u. Ä.. gerechnet. Eingekauft wird aber in Dosen, Kilogramm, Kisten usw. Die sich daraus ergebenden Differenzen sollten durch die Software ausgeglichen werden können. Es ist mehr als mühsam und auch unnötig, wenn man bei der Rezeptanlage z.B. mit 1/23 Dose oder 1/75 Kiste planen muss. Einfacher ist es, wenn man, wie bei diesen Beispielen, nach wie vor mit Gramm (g) kalkulieren kann.


Die Rezepte bilden die Basis für viele in Folge auszuführende Transaktionen.


Mit den Rezepten werden die Menüs zusammengestellt. Wichtig bei der Menü- oder Komponentenzusammenstellung ist, dass die Rezepte mittels der EDV, das heißt des Programms, leicht und schnell gefunden werden können. Unter Angabe der geplanten Personenzahl werden die zusammengestellten Rezepte durch die EDV hochgerechnet und einem bestimmten Verbrauchs- oder Zubereitungstag zugewiesen. Aus dieser Hochrechnung, der Vorkalkulation, ergeben sich Mengenwerte bestimmter Artikel, die in den Rezepten verankert waren und durch die Vorkalkulation einem bestimmten Liefertag zugewiesen wurden. 


Diese Auflösung der Planung in ihre einzelnen Faktoren muss auch Gebindeeinheiten und Mindestbestände berücksichtigen. Gut wäre es auch, wenn durch die Vorkalkulationen, die zu tätigenden Einkäufe in Wochen oder Monatsübersichten aufgerufen werden könnten. Bei größeren Betrieben, in denen die Küchenleitung, der Einkauf und die Warenannahme und Verteilung getrennt sind, sollten hier entsprechende Hilfen durch die EDV möglich sein. Automatisch bereitgestellte Warenausgaben und Warenverteilungsscheine erscheinen in diesem Zusammenhang mehr als selbstverständlich.


Diese Informationen (- welcher Artikel - mit welcher Menge - an welchem Tag -) sind für den Einkauf wichtig. Wichtig sind sie vor allem dann, wenn der Einkauf nicht von dem Küchenleiter selbst durchgeführt wird. In diesem Zusammenhang soll noch einmal auf die genaue Artikelspezifikation hingewiesen werden. Hat man bei der Stammdatenanlage auf die genaue Beschreibung der Artikel keinen besonderen Wert gelegt, kann es in Folge durch differierende Vorstellungen von den einzelnen Produkten zu falschen Einkäufen führen. Dies kann nur durch eine gut durchdachte Vorarbeit minimiert und weitestgehend ausgeschlossen werden.


Ist die Vorkalkulation abgeschlossen und sind dadurch dem Einkäufer die entsprechenden Informationen zugänglich gemacht worden, dann beginnt der Einkauf bei den Lieferanten. Auch in diesem Teil müssen dem Anwender viele Arbeitsmöglichkeiten ganz individueller Art zur Verfügung gestellt werden, damit der Einkauf nicht zur Qual wird. Jeder Küchenleiter weiß aus Erfahrung, dass ein Einkauf für einen Planungstag in einer Küche von vielen Faktoren abhängt, die nicht immer genau planbar sind. Aus diesem Grund darf das Softwarepaket, welches man zur Küchenverwaltung einsetzen will, nicht starr sein. Es muss sich den küchenspezifischen Eigenarten anpassen und in sich sehr flexibel sein. Die Bestellungen, die über den PC ausgeführt werden sollen, müssen ein möglichst einfaches Handling haben und schon entsprechende Unterlagen für die Folgetätigkeiten schaffen. Durch einen EDV-gestützten Einkauf muss der daraus folgende Buchungsvorgang möglichst automatisiert und vereinfacht werden. Die Buchungen zu bestimmten Lieferungen, die mittels der EDV getätigt wurden, sollten sich bis zur notwendigen Rechnungskontrolle durchgängig ausführen lassen. Natürlich müssen auch Buchungen möglich sein, die nicht als Bestellung über die EDV ausgeführt wurden. 


Es gibt bei der Auswahl der entsprechenden Software ein Vielfalt von Punkten, die bedacht werden müssen. Stellen Sie Ihre Anforderungen klar dar und definieren Sie damit die Forderungen an eine Software für den eigenen Betrieb. Gut wäre es wenn Sie einen Softwarehersteller finden der seine Software zusammen mit einem Küchenmeister entwickelt hat. Sie werden dann sicher praxisgerechter beraten. 
 
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aktualisiert am 17. August 2001

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